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Work Breakdown Structures – der Projektstrukturplan

Dieser Artikel befasst sich mit der Anwendung von Work Breakdown Structures in maschinenbaulichen Entwicklungs- und Konstruktionsprojekten.

Vorab

Zur Begriffsklärung: die Work Breakdown Structure wird auch Projektstrukturplan (PSP) genannt. Bevor die Herangehensweise bzw. Methode zur Erstellung einer Work Breakdown Structure dargestellt wird, nachfolgend einige Punkte zur allgemeinen Einordnung.

Was ist eine Work Breakdown Structure?

Es handelt sich um eine regelbasierte hierarchische Darstellung von Projektzielen, Phasen, Produktbestandteilen und Arbeitspaketen (deren einzelne Aufgaben bzw. Handlungen in der Work Breakdown Structure nicht weiter aufgelöst werden). Eine WBS wird in Projekten als Hilfsmittel zur Strukturierung von Projektinhalten verwendet.

Wozu braucht man eine Work Breakdown Structure?

Eine Work Breakdown Structure wird immer dann benötigt, wenn ein Projekt eine Größenordnung und Komplexität annimmt, die nicht mehr einfach zu überblicken ist. Das ist z.B. der Fall, wenn viele Beteiligte an einem Projekt arbeiten und zwischen den Arbeitsergebnissen Abhängigkeiten bestehen. Die WBS übernimmt die Funktion des Projektstrukturplans (PSP) und ermöglicht dem Projektteam und Zulieferern eine objektive Sicht auf erforderliche Arbeitsschritte in einem Projekt oder Projektabschnitt.

Charakter der Work Breakdown Structure

Eine Work Breakdown Structure kann unterschiedliche Gliederungstiefen aufweisen. Dies ist von der Komplexität des jeweiligen Teilschritts abhängig. Ebenso kann es im Projektverlauf notwendig werden, eine WBS zu überarbeiten -- also erweitern, ändern oder auch reduzieren. Wenn bspw. die Produktstruktur in einem Entwicklungsprozess in den ersten Phasen des Projekts erarbeitet wird, kann sie erst später in die WBS aufgenommen und die entsprechenden Arbeitsschritte zugeordnet werden.

Ist mein Projekt zu klein für eine Work Breakdown Structure?

Die Antwort lautet: unwahrscheinlich. Es dauert nicht lange, eine WBS aufzustellen. Im Prinzip handelt es sich zu Beginn um eine Art Checkliste für die Projektplanung (und damit u.a. um ein Instrument zum Risikomanagement, hier ein Beitrag zu Risiken in Projekten), die während ihrer Erstellung in den meisten Fällen dazu führt, dass bislang nicht bedachte Arbeitsschritte erkannt und berücksichtigt werden können. Sollte dies nicht der Fall sein und das Projekt ist sehr einfach strukturiert, dann kann natürlich auf die WBS verzichtet werden.

Methode zur Erstellung

Generell kann eine Work Breakdown Structure frei gestaltet werden. Üblich sind die folgenden Ordnungskriterien, die auch miteinander kombiniert werden können:

  • Projektphasen
  • Teilaufgaben bzw. Teilprojekte
  • Arbeitsinhalte
  • Produktstruktur

Bei der Vermischung der Ordnungskriterien muss darauf geachtet werden, keine doppelten Inhalte in den Projektstrukturplan bzw. die WBS aufzunehmen. Vermeiden lässt sich das, wenn nur nach einem Kriterium geordnet wird, allerdings ist das für größere Projekte nicht sinnvoll.

In der Entwicklung und Konstruktion sollte eine WBS Informationen aus folgenden Bereichen enthalten:

  • Projektziel (als obersten Knoten)
  • Projektphasen
  • Produktstruktur
  • Entwicklungsprozess

Die unterschiedlichen Informationen aus diesen Elementen werden den Ebenen der Hierarchie zugeordnet. Die Anzahl der Ebenen kann frei gewählt werden, im Folgenden werden 4 Ebenen definiert.

EbeneInhalt
1Produkt (Gesamtsystem)
2Hauptelemente des Produkts sowie Zusammenfassung von elementübergreifenden Bearbeitungsschritten, wie z.B. Test und Validierung, Projektmanagement, Datenorganisation
3Unterelemente zu Ebene 3, sowohl hinsichtlich der Produktbestandteile als auch der übergreifenden Bearbeitungsschritte
4Arbeitspakete zu den Produktelementen (alternativ: weitere Auflösung der Produktstruktur, die unterste Ebene der WBS sollte jedoch immer Arbeitspakete enthalten)
Ebenen der Work Breakdown Structure

In einzelnen Fällen können auch bereits auf höheren Ebenen bereits Arbeitspakete angesiedelt werden -- je nach Komplexität des Teilschritts.

Beispiel für eine Work Breakdown Structure

Ein Unternehmen möchte eine Maschine entwickeln, die Stanzwerkzeuge automatisch nachschleift. Es gibt bisher noch kein vergleichbares Produkt, aber bereits eine vage Vorstellung davon, wie dieser Schleifautomat aussehen könnte, d.h. aus welchen Elementen er im Wesentlichen bestehen wird. Ziel des Projekts ist es, einen Prototypen zu entwickeln und den Funktionsnachweis zu erbringen. Die Work Breakdown Structure könnte für diesen Fall folgendermaßen aussehen (das Bild kann mit der Maus bewegt und der Zoom mit dem Mausrad verändert werden):

Zoom: 1
Schleifautomat 6 Werkstückträger 7 Werkzeugträger 1 Projektmanagement 2 Dokumentation 3 Steuerung 4 Energieversorgung 5 Gehäuse 8 Prototyp 8.2 Fertigung 8.3 Montage 8.4 Test 8.4.2 Durchführung 8.4.1 Definition 4.1 Schnittstellen 4.2 Auslegung 4.3 Integration 5.1 Gestell 5.2 Verkleidung 2.3 Auslegung 2.2 Konformitätsnachweise 2.1 Betriebsanleitung 1.5 Anforderungsmanagement 1.4 Arbeitsorganisation 1.4 Datenorganisation 1.3 Controlling 3.1 Hardware 3.2 Software 7.1 Kinematik 7.2 Struktur 3.1.1 Konzept 3.2.2 Programmierung 3.2.1 Konzept 1.2 Design Reviews 1.1 Ablauforganisation 7.1.1 Konzept 7.2.2 Entwurf und Konstruktion 7.2.1 Konzept 8.1 Materialbeschaffung 4.1.2 Entwurf und Konstruktion 4.1.1 Konzept 5.1.2 Entwurf und Konstruktion 5.1.1 Konzept 5.2.2 Entwurf und Konstruktion 5.2.1 Konzept 6.2 Entwurf und Konstruktion 6.1 Konzept 3.1.2 Entwurf und Konstruktion

Die hier aufgeführten Schritte sind exemplarisch zu sehen und hängen natürlich davon ab, welche Entwicklungsschritte in einem Unternehmen typischerweise umgesetzt werden. Auf Basis einer gut ausgearbeiteten WBS ist auch eine Auslagerung von Arbeitsinhalten an externe Lieferanten möglich (hier ein Beitrag zu Lastenheften), da die Schnittstellen dann bereits gut definiert sind.