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Wie erstellt man einen Projektstatusbericht?

Die Frage, welche Punkte in einen Projektstatusbericht gehören, ist eng verknüpft mit der Frage, was man mit einem solchen Bericht erreichen will. Üblicherweise ist die Berichterstattung zum Projektstatus im Projektverlauf ein regelmäßig wiederkehrendes Ereignis, dass den Stakeholdern des Projekts einen Überblick über den aktuellen Stand verschaffen soll und die Möglichkeit geben soll, in das laufende Projekt ggfs. korrigierend einzugreifen. Gutes Projektmanagement zeichnet sich dadurch aus, dass diese Berichterstattung in einem formalen Rahmen erfolgt, der den mindestens notwendigen Informationsgehalt sicherstellt.

Der Projektstatus umfasst dabei die nachfolgenden Aspekte, für die es verschiedene Methoden zur Berichterstattung gibt. In den nachfolgenden Abschnitten wird näher auf die einzelnen Aspekte eingegangen, die dann zum abschließenden Projektstatusbericht zusammengefasst werden.

Aspekte des Projektstatusberichts

1 Kopfdaten – allgemeine Informationen zum Projekt

Die Kopfdaten des Projektstatusberichts sollten aus dem

  • Titel des Projekts,
  • einer eindeutigen Vorgangsnummer (ID),
  • ggfs. einer Kurzbeschreibung des Projekts,
  • Informationen, wer das Projekt leitet oder weitere Ansprechpartner im Projekt und
  • dem Berichtsdatum

bestehen.

2 Projektinhalt – an welchen Inhalten wird aktuell gearbeitet?

Die Projektinhalte sind üblicherweise in Arbeitspaketen organisiert. Jedes dieser Arbeitspakete kann hinsichtlich der Bearbeitung verschiedene Status annehmen:

  • noch nicht begonnen
  • in Arbeit
  • pausiert
  • abgeschlossen

Diese Status lassen sich gut in einer Übersichtstabelle visualisierten.

3 Qualität – müssen Abstriche an den gesetzten Zielen gemacht werden?

Im Projekt sollte eine Auflistung von Anforderungen existieren, die die Projektziele widerspiegeln. Diese Anforderungen sollten nach harten und weichen Anforderungen unterschieden werden, d.h. also zwischen Anforderungen, die unbedingt zu erfüllen sind und Anforderungen, die ein nice-to-have wären.

Der Qualitätsstatus eines Projekts kann unmittelbar mit diesen Anforderungen abgeglichen werden, zur Visualisierung eignet sich am besten ein Ampelsystem.

4 Projektbudget – liegen die Kosten im Plan?

Kostenverfolgung

Kostensummenlinie und Kostenganglinie
Kostensummenlinie und Kostenganglinie

Das Projektbudget wird im Projektstatusbericht üblicherweise mit einer aktualisierten Kostenganglinie und Kostensummenlinie überwacht. Zusätzlich gibt es die nachfolgend erläuterten Kostenprognosen.

Kostenprognose

Zur Erstellung einer Kostenprognose eignet sich die Earned Value-Methode (hier ein ausführliches Beispiel zur Anwendung der Earned Value-Methode in der Konstruktion). Bei dieser Methode wird der bisherige Aufwand mit dem erreichten Fertigstellungsgrad verglichen und daraus abgeleitet, wie hoch der restliche Aufwand sein wird.

Allgemein kann die Earned-Value-Prognose wie folgt ausgedrückt werden:

\[ Prognose = \frac{Aufwand_{IST} (\%)}{Fertigstellungsgrad_{IST} (\%)} \cdot Budget \]

Ein Beispiel

Wenn man bereits 50% der Zeit für die Bearbeitung eines Arbeitspaketes aufgewendet hat, aber erst 25% Fertigstellung erreicht hat, ist, Linearität vorausgesetzt, die Prognose für dieses Arbeitspaket 200%, also eine Verdoppelung gegenüber dem ursprünglich geplanten Bearbeitungsaufwand.

Die Qualität der Prognose muss insbesondere bei großen Abweichungen und zu Beginn von Arbeitspaketen kritisch hinterfragt werden.

5 Termine – können die geplanten Termine gehalten werden?

Die Überwachung der Termine erfolgt innerhalb eines Projektstatus üblicherweise mit der Meilenstein-Trendanalyse. Dafür ist eine entsprechende meilensteinbasierte Planung erforderlich.

Meilenstein-Trendanalyse
Meilenstein-Trendanalyse

6 Maßnahmen – was muss „ab heute“ anders gemacht werden?

Sollten im Projekt Abweichungen zum Plan entstehen (was der Regelfall ist), muss eine Einschätzung vorgenommen werden, ob sich hieraus Handlungsbedarf ergibt oder nicht. Diese Einschätzung sollte auch dokumentiert werden, wenn kein Handlungsbedarf gesehen wird.

Im Projektstatusbericht genügt für den Abschnitt „Maßnahmen“ ein Freitextbereich, in dem diese Maßnahmen entsprechend formuliert werden. Es ist sinnvoll, die Maßnahmen des vorherigen Berichts auch noch einmal aufzugreifen, um eine Art Review darüber abhalten zu können.

Layout des Projektstatusberichts

Bei den nachfolgenden Abbildungen handelt es sich um ein Beispiel für einen Projekstatusbericht – je nach Projektcharakter und -risiken können weitere Informationen hinzugefügt werden.

Unter Berücksichtigung der vorab aufgeführten Aspekte könnte ein Projektbericht wie folgt aussehen – zu beachten ist, dass es eine Aufteilung in eine Übersichtsansicht und eine Detailansicht gibt.

Übersichtsseite des Projektstatusberichts
Übersichtsseite des Projektstatusberichts

Die Übersicht zeigt eine Zusammenfassung der Daten, die im Projektstatus zusammengetragen wurden. In diesem Beispiel gibt es nur eine prozentuale Angabe des Projektbudgets, hier wären natürlich auch Angaben zum Budget in € sinnvoll. Die Qualitätsampel verschafft einen Überblick, wie viele der Forderungen (F) und Wünsche (W) erreicht werden können.

Weitere Informationen bietet die Detailansicht.

Detailansicht des Projektstatus
Detailansicht des Projektstatus

In der Detailansicht sind die einzelnen Arbeitspakete aufgeführt. Man kann ihren Status und die erwartete Budgetabweichung erkennen.

Im Abschnitt Qualität sind die Anforderungen aufgeführt und mit einem Ampelsystem visualisiert.

Die im Abschnitt „Termine – Meilensteine“ aufgeführten Termine bilden die Grundlage für die auf der Übersichtsseite enthaltene Meilenstein-Trendanalyse. D.h. die Verlaufsdaten für diese Termine müssen ebenfalls vorgehalten werden, diese sind hier nicht zu sehen.